6 choses à savoir impérativement pour gérer ses invités

Pour bien gérer les invités le jour J, à quoi doit-on penser au moment de l’organisation et de la mise en place du rétro planning ? Pourquoi penser à ces choses ? Il va y avoir du monde à cette réception et pour éviter toute panique et toute pagaille, Blandine, wedding planner chez Ailes et Zen Événements et véritable reine de l’organisation bien ficelée, vous donnes ses astuces pour une gestion aux petits oignons de vos invités le grand J.

 

Prévoir les différents horaires du mariage

Pour que tout se passe bien le jour de votre mariage et que vos invités soient comblés, il faut prévoir des délais justes, ni trop longs pour éviter l’ennui, ni trop courts pour éviter le stress général. Lors de l’élaboration du rétro-planning du mariage, fixez l’heure à laquelle vous voulez manger, combien de temps vous souhaitez que le vin d’honneur dure (la moyenne est de 2 heures), les temps de trajet pour aller à l’église, à la mairie et sur le lieu de la noce. Ainsi, vous pourrez déterminer les horaires de votre mariage.

 

Prévoyez des temps assez larges car il est long de faire bouger 100 personnes (45 minutes quand 30 minutes sont nécessaires habituellement), par contre, ne créez pas de temps d’attente trop long sans les prévenir. En effet, si vous savez que vous avez un « trou » dans votre planning, car vous n’avez pas eu le choix sur les horaires de la mairie par exemple, mettez bien les horaires dans votre faire-part de mariage afin que vos invités soient au courant et qu’ils prennent leurs dispositions.

 

Les horaires à fixer en premier sont les heures de mariage à la mairie et au lieu de culte. De là, vous pouvez vous adapter et prévoir une animation l’après-midi, un vin d’honneur plus long, un goûter entre la fin de cérémonie à la mairie et le vin d’honneur avec des petits jeux pour les enfants notamment…

 

Faire une liste bien précise des invités

Chaque mariage est personnel et la liste des invités aussi. On rencontre principalement 3 cas :

  • Les mariages avec beaucoup d’invités, qui permettent de réunir toute la famille et les amis.
  • Les mariages avec principalement les amis et la famille très très proche.
  • Les mariages avec les témoins et…c’est tout !

 

Dans tous les cas, soyez clairs dès le début sur le style de mariage que vous souhaitez (plutôt réunion de famille ou intimiste) et du coup le nombre d’invités désirés, le degré de liens familiaux et amicaux jusqu’au quel vous irez. À partir de là, vous pouvez commencer à élaborer la liste des invités.

 

Ne pas envoyer les faire-part trop tard

L’idéal est d’envoyer vos faire-parts entre 2 et 4 mois avant le mariage en indiquant bien la date limite de réponse. Si en plus, vous envoyez un Save the date 6 mois avant, c’est encore mieux.
Faites-vous une liste des invités sur le logiciel que vous souhaitez avec les réponses dès réception. Quand la date limite est passée, contactez les personnes qui ne vous ont pas répondu.
Dans tous les cas, ayez conscience qu’il y aura toujours des modifications de dernières minutes. Malheureusement, vos invités n’ont pas toujours conscience des répercussions financières et organisationnelles que cela peut avoir sur vous.

 

Demander un mail aux invités pour obtenir leur réponse ?

Oui et non en fait. Ce n’est pas très conseillé pour un mariage traditionnel avec beaucoup d’anciens. Pour un mariage avec peu de monde et principalement des amis qui maitrisent les nouvelles technologies, ça peut être une excellente idée. Par contre, ne vous y trompez pas, vous serez quand même obligés de faire un suivi des réponses et de prévoir des relances !

 

Gérer les réponses des retardataires

Ah les retardataires…! Mon conseil risque d’être un peu brusque mais je leur donnerai une date après laquelle vous considèrerez que leur réponse est négative, via message, courrier ou autre. Selon le nombre, 1 ou 2, négociez avec vos prestataires pour avoir une marge d’erreur.

 

L’astuce de pro incontournable pour une gestion au top

Invitez qui vous voulez, c’est votre mariage. Ne vous obligez pas à inviter une affreuse tante qui va vous ternir votre mariage. De toute façon, quoi que vous fassiez, l’affreuse tante râlera quand même, alors pourquoi l’inviter ? À vouloir faire plaisir à trop de monde, vous risquez de vous oublier et de zapper les personnes qui comptent vraiment !

 

https://www.mariage.com/prestataire-mariage/listing/ailes-et-zen-evenements

Vous aider dans l'organisation de votre mariage pour que ce soit le plus beau jour de votre vie est ma priorité. Je vous donne beaucoup de conseils et astuces afin que vos désirs rentrent dans votre budget et respectent le développement durable.

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