Organisation de mariage : comment gérer les hébergements de vos invités ?

Vous avez choisi votre lieu de réception pour le mariage, vous êtes comblés vous et votre moitié, cet endroit c’est le paradis sur Terre. Du coup, vous allez enfin pouvoir envoyer fièrement vos invitations. Mais voilà, vous commencez à vous demander comment vous allez loger Tata Monique qui vient de l’autre bout de la France, et vos amis d’enfance qui viendront spécialement pour l’occasion. Comment gérer les hébergements de vos invités ? Maeva, wedding planner chez Emeraude & Coton vous donne ses précieux conseils de pro.

 

 

Comment choisir les hébergements de vos invités ?

Tout d’abord, vous aurez peut être la chance de louer une salle de réception avec des hébergements, ce qui est souvent le cas des domaines, des châteaux ou des hôtels. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à demander au propriétaire s’il possède une liste de partenaires, d’hôtels ou de gîtes à vous fournir. Un gain de temps considérable ! De plus, sachez que certains domaines qui disposent d’un terrain offrent la possibilité de faire du camping sur place. Des solutions chics existent pour louer des tentes que des prestataires viendront installer sur place. Pour parer à tous les budgets mariage et attentes, vous pourrez fournir une liste de choix divers avec des hôtels, studios chez l’habitant, ou encore gîtes avec différents équipements. N’hésitez donc pas à surfer sur les grands sites comme Booking, Gîtes de France ou encore Airbnb. En effet, vos invités en profiteront peut-être pour passer quelques jours de vacances sur le lieu, et ils apprécieront votre aide. Une autre solution très économique : optez pour une colocation éphémère, et proposez que certains invités puissent être logés chez d’autres invités.

 

L’hébergement des invités : qui paye quoi lors du mariage ?

Selon votre budget, vous déciderez si vous pouvez financièrement prendre l’intégralité des locations en charge, ou si chaque invité devra payer sa part. Dans le premier cas, il est coutume que les futurs mariés, ou bien leurs parents, règlent les dépenses proportionnellement aux nombre d’invités que représente sa famille. Pour les amis et/ou collègues, en général, les dépenses seront partagées en deux, entre vous et votre futur époux. Il s’agit de l’option la plus simplifiée, mais aussi qui peut vite représenter une part importante dans votre budget de mariage. Dans le cas où chaque invité paye sa part, ou que chacun recherche et règle son hébergement indépendamment, cela demandera du suivi de votre part. En effet, il s’agira d’être sûr que tout le monde réserve son hébergement.

 

Comment annoncer vos solutions d’hébergement ?

Si vous choisissez de vous marier dans une région différente de votre lieu de résidence, ou bien si la plupart des invités viennent d’ailleurs, la question va vite se poser. Il est conseillé alors d’anticiper. Lors de l’envoi de vos invitations, n’hésitez pas à joindre une liste d’hébergements à proximité avec leurs coordonnées, pour faciliter l’accueil de vos convives. Une autre alternative : la création d’un blog où vous pourrez mettre à jour les adresses avec des plans ou autres itinéraires (rendez-vous ici pour créer le vôtre sur Mariage.com). Enfin, si certains convives sont volontaires pour accueillir d’autres invités, vous pourrez alors créer sur le blog un espace de mise en relation entre vos invités.

 

Un wedding planner pour gérer les hébergements de vos invités à votre place ?

Si vous avez fait appel à un wedding planner, il sera capable de gérer cette partie du mariage avec vos invités, ce qui peut être très confortable et moins stressant. Par exemple, il est possible que certaines agences proposent de créer votre blog de mariage personnalisé, et de l’alimenter tout au long des préparatifs, avec notamment la gestion de la partie concernant les hébergements. Ou encore, ce professionnel averti du mariage peut mettre en place un outil spécialement dédié aux hébergements de vos invités, à partir du moment où vous lui communiquez la liste et leurs coordonnées. De même, grâce à son carnet d’adresses et ses nombreux partenariats,  l’organisateur du mariage peut rechercher pour vous les meilleurs hôtels, gîtes ou maisons d’hôtes. Mais aussi s’assurer que chaque convive ait bien une solution d’hébergement pour votre mariage. Attention cependant, le wedding planner ne pourra pas effectuer de réservation à la place de vos invités. En effet, cela est réservé aux agents de voyage.

emeraudecoton

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